イベントプランナーのお仕事内容

イベントプランナーって、どういう仕事?

イベントと聞くと、コンサートやライブ、展示会や博覧会などを思い浮かべる人が多いと思いますが、実はさまざまなイベントが日本各地で開催されています。例えば企業がプロモーションのために行う販売促進キャンペーンや、自治体が主催するフェスティバルやコンクールもあります。こうしたイベントを企画し、運営のプランニングを担当するのが、イベントプランナーのお仕事です。

所属先としては、広告代理店やイベント企画会社になります。イベントを企画して自社で開催することもあれば、企業や自治体などに開催を提案することもあります。イベントの実施が確定したら、会場や日程を決めます。はじめて利用する会場やしばらく活用していない会場で行う場合には、事前に現地で視察を行うこともあります。視察の際には、現地までの交通手段、舞台や音響、照明などの設営に条件がないかどうか、どんな演出が考えられるのかを調査していきます。

そのほか、ポスターやパンフレットといった広告物の制作指示、会場設営会社やイベント運営会社の手配、警備会社の手配、宣伝PRの手法など、イベントの成功に欠かせないさまざまなポイントを決定していきます。

大掛かりなイベントになれば、準備すべき事柄も多くなるため、開催直前には非常に忙しくなり、休日出勤を余儀なくされるケースもあります。全国を回って公演、開催するイベントもあり、そのようなイベントを企画したら、出張も多くなります。

イベントプランナーを目指す人は、参加者として多くのイベントやライブなどに足を運んでおくことがとても重要です。どんなイベントならお客さんが集まるのか、運営でどんな点に不満が出やすいのか、最新の演出にはどんなものがあるのかなど、お客さん目線でたくさんの体験をしておくことで、将来の自分の企画に活かすことができます。また、イベントの運営には非常に多くのスタッフが関わることになります。しかも大半が外部のスタッフやアルバイトさんになることも珍しくありません。大勢の人をまとめられるリーダーシップのある人や、すぐに行動に移せる人が向いているといえるでしょう。

お仕事完了までの流れ

続いて、イベントプランナーの仕事内容を見ていきましょう。どのような手順で仕事をしていくのか、依頼から完了までの流れを簡単に解説していきます。

イベントを企画し、スポンサーや協賛者を集める

イベントを企画して、企業や自治体に開催を提案することがイベントプランナーの最初の仕事です。企画が採用されて主催者が決まったら、スポンサーや協賛者などを募り、資金を集めるのも大事な仕事です。

イベントの実施概要書を作成する

イベントを企画する際には、目的やターゲットなどを明確にしておくことも大切です。それによってどんな会場を使うのか、内容や演出はどうするのかなど、方針が決まりやすくなります。実施概要書という形でまとめておくと、ほかのスタッフにも説明しやすく、スムーズに進みます。

開催までのスケジュールを作成する

開催日を決定したら、どのような準備を進めていくのか、目安となるスケジュールを作成します。またこのとき作業の担当者も振り分けておくと、より役割が明確になり、状況を把握しやすくなります。

会場を押さえて、協力会社やスタッフを集める

開催日が決まったら、イベントの内容にあわせて会場を選び、押さえておきます。同時に設営や運営をサポートしてくれる協力会社やスタッフを集めます。

準備を進めながら告知を行う

イベントの準備を進めながら、広く人を集めるために告知の方法を検討します。宣伝に予算がかけられるのなら、広告を打ってイベントの開催を周知します。

これ、どういう意味?

どんな仕事にもその職業に関わる人たちがよく使う専門用語があります。ここでは、イベントプランナーが使う業界用語を取り上げます。

「ランスルー」

コンサートやイベントでは、当日の流れや演出を確認するために、リハーサルを行います。一つひとつ確認をしながら行うリハーサルに対して、本番と同じように最初から通しで行うリハーサルのことを「ランスルー」を呼びます。

「マキ」

当日のタイムスケジュールに遅れが生じている場合には、時間通りに進行できるよう、演出をカットして、急いで進行を行うことがあります。そんな急ぎで進行を進めることを、「マキ」と呼びます。

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